Polityka prywatności

RODO

Ustawa o ochronie danych osobowych z 10.05.2018 r. Dz. U. 2018 poz. 1000

Mając na względzie ochronę Państwa danych osobowych, a także wypełniając obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. U. UE. L. z 2016r. Nr 119) chcemy poinformować, że obsługa Państwa w zakresie informacyjnym, reklamowym i związanym z realizacją przez nas usług wiąże się z koniecznością przetwarzania Państwa danych osobowych. W związku z tym, w niniejszym dokumencie przekazujemy informacje na temat pozyskiwania, zarządzania i likwidacji Państwa danych osobowych.

  1. Jak przetwarzamy dane osobowe.
    Jako Szkoła Języków Obcych YES Your English School jesteśmy administratorem Państwa danych osobowych, jako naszych klientów. Oznacza to, że odpowiadamy za ich wykorzystanie w sposób bezpieczny, zgodny z obowiązującymi przepisami prawa.  

  2. Kogo dane osobowe administrujemy i wykorzystujemy.
    2.1. Klientów szkoły rozumianych jako osoby fizyczne / prawne / podmioty gospodarcze.
    2.2. Zatrudnionych pracowników.
    2.3. Firm, z którymi współpracujemy.

  3. W jakim celu przetwarzamy i wykorzystujemy Państwa dane osobowe.
    3.1. W zakresie związanym z realizacją świadczonych przez nas usług edukacyjnych i rozliczeniem wykonywania umów, a następnie nie dłużej niż przez okres, po którym przedawnia się roszczenie wynikające z umów. W tym względzie, jeśli dokonują Państwo płatności za pośrednictwem banku / instytucji płatniczej będziemy w posiadaniu informacji z jakiego konta dokonali Państwo płatności.
    3.2. W zakresie wymaganym przez obowiązujące przepisy finansowe, podatkowe i ubezpieczeniowe.
    3.3. W zakresie udzielania reklamacji.
    3.4. W zakresie podejmowania korespondencji związanej z realizacją obecnej i potencjalnej usługi za pośrednictwem form pisemnych i elektronicznych przekazu, rozumianej jako informacji kierowanej bezpośrednio do klienta.
    3.5. W zakresie tworzenia wewnętrznych analiz, zestawień statystycznych pod kątem prowadzonej skuteczności stosowanych kanałów informacyjno – reklamowych.
    3.6. W zakresie weryfikacji dokonywanych płatności związany z realizacją świadczenia usług, stanowiących podstawę wykonywania umowy.
    3.7. W zakresie wymaganym do użytkowania dziennika elektronicznego i platform e- learningowych.
    3.8. W zakresie umożliwiającym udzielanie informacji drogą mailową, telefoniczną, SMS, odnosząca się do oferty, świadczonych usług, organizacji funkcjonowania szkoły, płatności itp.

  4. W jakich sytuacjach dane osobowe osób fizycznych / prawnych / firm, będących naszymi klientami, wykorzystujemy:
    ul. Wojska Polskiego 18 83-000 Pruszcz Gdański tel. (058) 682-26-00
    4.1. W zakresie udzielania informacji związanych z zakresem naszej oferty, w szczególności:
    4.1.1.Klietom w procesie udzielania odpowiedzi na kierowane do nas zapytania odnoszące się do świadczonych przez nas usług.
    4.1.2.W zakresie udzielania odpowiedzi na wnioski reklamacyjne klientów.

  5. Jakie dane klientów wymagamy i wykorzystujemy w zakresie realizacji usługi:

    – imię i nazwisko
    – datę urodzenia
    – imię ojca w przypadku osoby niepełnoletniej
    – imię matki w przypadku osoby niepełnoletniej
    – adres zamieszkania
    – numery kontaktowe telefonów
    – adres mail
    – informacje nt. dysfunkcji (dysleksja, dysortografia, dysgrafia)
    – NIP

    Wskazane dane wymagane są do zawarcia umowy, stanowi to warunek podjęcia / podpisania umowy dotyczącej świadczenie usługi. Podanie wskazanych danych jest dobrowolne, ale i konieczne w zakresie możliwości świadczenia usługi w pełnym jej wymiarze. Dlatego odmowa podania wskazanych danych będzie skutkowała niemożnością podjęcia umowy lub w zależności od kategorii danych niemożnością realizacji usługi w pełnym zakresie proponowanej oferty.

  6. Jakie dane wymagamy i wykorzystujemy w zakresie związanym z zatrudnieniem pracowników.
    W tym względzie wykorzystujemy dane odnoszące się do imienia i nazwiska lektorów w zakresie związanym z bieżącym świadczeniem usługi nauczania oraz w zakresie odnoszącym się do historycznego identyfikowania jakości nauczania w szkole poprzez umieszczenie na stronie www.yes-school.pl, stanowiącej internetowy portal informacyjny szkoły. W odniesieniu do wszystkich pracowników szkoły dane osobowe wykorzystujemy w zakresie wymaganym przez przepisy podatkowe i ubezpieczeniowe (Urząd Skarbowy, ZUS), w szczególności dotyczy to następujących danych:

    – imię/imiona nazwisko
    – nazwisko rodowe
    – imiona rodziców
    – PESEL
    – NIP
    – adres zamieszkania
    – dane firmy

    Państwa dane osobowe, jako pracowników, uzyskujemy przy podpisaniu umowy i wykorzystujemy je w celach związanych z realizacją i rozliczeniem umowy, a następnie nie dłużej niż przez okres, po którym przedawnia się roszczenie wynikające z umowy i obowiązujących przepisów podatkowych i ubezpieczeniowych. Wyjątek stanowi wykorzystywanie danych w zakresie imienia i nazwiska. W tym zakresie dane wykorzystywane są w ujęciu historycznym na stronie internetowej, co związane jest ze wskazaniem z imienia i nazwiska lektora, ponieważ jest to dla nas istotne w kontekście kategorii zatrudnianych lektorów nauczających w naszej szkole, co ma przeniesienie na jakość świadczonych usług.


  7. Komu przekazujemy Państwa dane.
    7.1.W przypadku klientów szkoły:
    7.1.1.Podmiotom świadczącym na naszą rzecz usługi polegające na dostarczaniu narzędzi teleinformatycznych (dziennik elektroniczny, platformy e-learningowe) – w zakresie imienia i nazwiska słuchacza i płci.
    7.1.2.Podmiotom zajmującym się obsługą korespondencji.
    7.1.3.Podmiotom świadczącym na naszą rzecz usługi księgowe, rozliczeniowe.
    7.1.4.Podmiotom państwowym: Urzędom Skarbowym / Izbom Skarbowym.
    7.1.5.Podmiotom prowadzącym działalność płatniczą – banki / instytucje płatnicze w celu zapewnienia dokonywania ewentualnych zwrotów na Państwa rzecz.
    7.2.W przypadku pracowników szkoły:
    7.2.1.Podmiotom świadczącym na naszą rzecz usługi polegające na dostarczaniu narzędzi teleinformatycznych (dziennik elektroniczny, platformy e-learningowe) – w zakresie imienia i nazwiska lektora i płci.
    7.2.2.Podmiotom państwowym: Urzędom Skarbowym / ZUS.
    7.2.3.Podmiotom prowadzącym działalność płatniczą – banki / instytucje płatnicze w celu zapewnienia dokonywania płatności na Państwa rzecz z tytułu realizacji podjętej z nami umowy.

  8. Przysługujące Państwu uprawnienia.
    Mogą Państwo wystąpić do nas z wnioskiem w kwestii odnoszącej się do danych osobowych o:
    8.1.Sprostowanie, uzupełnienie, zmianę danych będących w naszej dyspozycji (zmiana wynikająca np. ze zmiany miejsca zamieszkania, zmiany nazwiska, numeru telefonu, adresu mail itp.).
    8.2.Ograniczenie przetwarzania danych, w zależności od interesujących Państwa opcji.
    8.3.Uzyskanie dostępu do danych osobowych.
    8.4.Przeniesienia danych do innego administratora danych lub w zakresie określonym przez art. 20 RODO. Należy mieć świadomość tego, że w przypadku danych osobowych klientów, z którymi zawarliśmy umowę na świadczenie usług, Państwa wniosek w zakresie odnoszącym się do ppkt. 8.2. może uniemożliwić świadczenie w pełnym zakresie usług i wywiązanie się z naszej strony z podjętych zobowiązań lub w ekstremalnym przypadku może wręcz uniemożliwić realizowanie usług zgodnie z podjętą umową.

  9. Prawo sprzeciwu.
    Mogą Państwo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Waszych danych na potrzeby związane z działaniami prowadzonymi przez nas w zakresie marketingu bezpośredniego.

  10. Zgoda na przekazywanie przez nas Państwa danych osobowych.
    Uzyskane przez nas dane osobowe wykorzystywane będą na potrzeby związane z zakresem świadczonych przez nas usług, ich obsługą, informacją i rozliczeniem. W tym względzie Państwa dane osobowe są przez nas wykorzystywane na potrzeby związane z prowadzoną przez nas działalnością, chyba że Państwo zażądacie na podstawie stosownego wniosku przekazanie ich określonej firmie / instytucji. Reasumując z własnej inicjatywy nie przekażemy / nie udostępnimy Państwa danych osobowych innym podmiotom na potrzeby prowadzonych przez nie akcji marketingowych.

  11. Prawo wniesienia skargi.
    Mają Państwo prawo wniesienia skargi w związku z przetwarzaniem danych osobowych do Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uważają Państwo, że przetwarzane danie danych osobowych narusza przepisy obowiązującego prawa.

  12. Procedura usunięcia danych.
    12.1.Dane osobowe pozyskane w formie papierowej. Zniszczenie danych następuje przy wykorzystaniu niszczarki biurowej po zaprzestaniu świadczenia usługi:
    – Klienci indywidualni korzystający z lekcji indywidualnych (dotyczy arkusza zgłoszeniowego na kurs / lekcje indywidualne za wyjątkiem wymaganych informacji w zakresie przepisów podatkowych)
    – maksymalnie 1 miesiąc od przeprowadzenia ostatnich zajęć pod warunkiem finansowego rozliczenia klienta z nami jako usługodawcą. – Klienci indywidualni korzystający z grupowych form kształcenia (dotyczy arkusza zgłoszeniowego na kurs / lekcje indywidualne za wyjątkiem wymaganych informacji w zakresie przepisów podatkowych)
    – maksymalnie 4 miesiące po zakończeniu świadczenia usługi, co związane jest z odnawialnością cyklu kształcenia pod warunkiem finansowego rozliczenia klienta z nami jako usługodawcą.
    – Firmy (dotyczy informacji wymaganych w zakresie zgłoszenia na szkolenie / lekcje indywidualne za wyjątkiem wymaganych informacji w zakresie przepisów podatkowych)
    – maksymalnie 1 miesiąc od ostatnich przeprowadzonych zajęć pod warunkiem finansowego rozliczenia klienta z nami jako usługodawcą.
    12.2.Dane osobowe w formie elektronicznej.
    – Dane osobowe i finansowe klientów indywidualnych i firm po przekazaniu do zaksięgowania, zgodnie z wymogami stawianymi przez przepisy podatkowe.
    – Dane osobowe i finansowe pracowników po przekazaniu do zaksięgowania, zgodnie z  wymogami stawianymi przez przepisy podatkowe i związane z wymogami ubezpieczeniowymi ZUS.
    – Dane osobowe pozyskane poprzez nasz adres mail
    – bezpośrednio po przesłaniu przez nas informacji zwrotnej osobie fizycznej / prawnej / podmiotowi gospodarczemu które przesłały do nas zapytanie lub podjęły kontakt w każdej sprawie.

  13. Monitoring przy wykorzystaniu kamer.
    1. Stosowany nadzór, pozwalający na monitorowanie placówki i terenu przylegającego do placówki za pośrednictwem kamer, jak i umożliwiający rejestrację obrazu stanowi środek techniczny, którego celem jest zapewnienie bezpieczeństwa klientów i lektorów oraz ochrony mienia. Nie stanowi środka nadzoru nad jakością wykonywanej pracy przez pracowników szkoły oraz nie obejmuje pomieszczeń (sal lekcyjnych), w których prowadzone są zajęcia.
    2. Wykorzystujemy i wymagamy w zakresie realizacji usługi dydaktycznej kontaktu wizualnego ze słuchaczami jako jednego z warunków uczestniczenia w zajęciach, w zakresie prowadzonej pracy online, wyłącznie na potrzeby prowadzonego procesu kształcenia. Nie udostępniamy indywidualnego wizerunku wizualnego słuchaczy, innym osobom fizycznym lub prawnym, za wyjątkiem osób przypisanych do tych samych grup językowych, które są uczestnikami tego samego procesu kształcenia.

  14. Administrator Państwa danych osobowych.
    – Szkoła Języków Obcych YES Your English School
    ul. Cyprysowa 2 lok. G14, 83 – 000 Pruszcz Gdański, NIP 5931284479, REGON 191187065, tel.: 58 6822600
    – www.yes-school.pl, adres mail: biuro@yes-school.pl