Regulamin

świadczenia usług

świadczenia usług edukacyjnych dla klientów indywidualnych podejmujących kształcenie na kursach grupowych i lekcjach indywidualnych w Szkole Języków Obcych YES Your English School, obowiązujący od dnia 24.08.2020 r.

I ZAPISY, TESTY, FORMY KSZTAŁCENIA

W zajęciach grupowych jak i w lekcjach indywidualnych mogą uczestniczyć słuchacze od 4 roku życia.
Podstawą zakwalifikowania na lekcje indywidualne lub grupowy kurs językowy jest poddanie się przez potencjalnego słuchacza procedurze kwalifikacyjnej w celu ustalenia aktualnego poziomu zaawansowania językowego.
Procedura ustalenia aktualnego poziomu zaawansowania językowego obejmuje pisemny i ustny test kwalifikacyjny, który może zostać przeprowadzony w placówkach szkoły lub w systemie online. O formie przeprowadzenia procedury kwalifikacyjnej decyduje uprawniony przedstawiciel szkoły.
Z obowiązku poddania się procedurze kwalifikacyjnej zwolnione są osoby: – które w okresie wcześniejszym nie uczyły się języka obcego i będą rozpoczynały kształcenie na najniższym poziomie zaawansowania językowego, – kontynuujące naukę w YES Your English School, które otrzymały świadectwo ukończenia kursu, uprawniające do kształcenia na wyższym poziomie zaawansowania, – posiadające certyfikaty, określające poziom wiedzy językowej, wydane przez uprawnione instytucje sankcjonowane przez szkołę.
Przeprowadzenie testu kwalifikacyjnego przez szkołę związane jest z koniecznością uiszczenia przez klienta opłaty testowej, zgodnie z obowiązującym cennikiem. Zasady opłat reguluje część II Regulaminu „Opłaty testowe i kursowe”.
Warunkiem wpisania osoby zainteresowanej kształceniem w YES Your English School na listę słuchaczy grupowego kursu językowego i zarezerwowanie miejsca w danej grupie językowej, na określonym poziomie językowym jest wypełnienie arkusza zgłoszeniowego na kurs językowy, uzyskanie wymaganego wyniku z testu kwalifikacyjnego i wniesienie opłaty za kurs językowy, zgodnie z obowiązującym w danym roku szkolnym cennikiem usług.
Zajęcia językowe prowadzone mogą być w formie pracy:
▪ bezpośredniej, w przygotowanych do tego celu salach lekcyjnych,
▪ online w oparciu o platformy e-learningowe.
Wskazane w pkt. 7.1. i pkt. 7.2. formy pracy odnoszą się zarówno do realizowanych zajęć grupowych, jak i indywidualnych.

II OPŁATY TESTOWE I KURSOWE

Wniesienie opłaty za przeprowadzenie testu kwalifikacyjnego według obowiązującego cennika musi nastąpić przed przystąpieniem klienta do wskazanego testu.
Opłatę za test kwalifikacyjny ponosi każda osoba, która chce poddać się testowi kwalifikacyjnemu.
Testy kwalifikacyjne dla słuchaczy szkoły są bezpłatne, co oznacza, że w momencie wnoszenie opłaty za kurs językowy od ceny kursu odejmowana jest kwota, która została uiszczona za test kwalifikacyjny. W przypadku płatności ratalnej kwota za test odliczana jest od I raty dokonywanej płatności.
Opłata wpisowa zgodna z obowiązującym cennikiem wniesiona przez słuchacza stanowi część składową płatności za kurs. W momencie regulowania należności jest odliczana od całkowitej kwoty płatności, a w przypadku płatności ratalnej od I raty. Opłata wpisowa nie uprawnia do uczestnictwa w zajęciach, jeśli nie została uregulowana całkowita opłata za dany semestr lub kwota całkowita ul. Wojska Polskiego 18 83-000 Pruszcz Gdański tel. (058) 682-26-00 I raty wymaganej płatności. W przypadku nie uregulowania pozostałej części płatności w terminie wskazanym przez szkołę opłata wpisowa nie podlega zwrotowi.
Słuchacze zobowiązani są do uiszczania opłat za kursy grupowe zgodnych z obowiązującym w danym roku szkolnym cennikiem w terminach wskazanych przez szkołę, według jednego z poniższych wariantów:
▪ uregulowanie opłaty całkowitej za dany semestr,
▪ uregulowanie opłaty za dany semestr w systemie ratalnym (3 raty),
▪ w przypadku promocji we wskazanych terminach dla danej promocji.
Wniesienie opłaty za kurs grupowy zgodnie z wymogami wskazanymi w pkt. 4 i 5 uprawnia do uczestnictwa w zajęciach.
Nie uiszczenie opłaty za kurs w wyznaczonym przez szkołę terminie upoważnia szkołę do odmówienia słuchaczowi prawa do uczestnictwa w zajęciach. W przypadku nieterminowego regulowania należności szkoła ma prawo do obciążenia klienta odsetkami karnymi, których wysokość ustala się na poziomie czterokrotnej stopy lombardowej NBP.
Relegowanie słuchacza z kursu ze względu na uwarunkowania dyscyplinarne nie stanowi podstawy do zwrotu wniesionej opłaty za kurs.
W przypadku, jeśli w trakcie trwania kursu, począwszy od pierwszego dnia jego rozpoczęcia, słuchacz rezygnuje z uczestnictwa w kształceniu, wniesiona opłata za kurs nie podlega zwrotowi. Ustanie zobowiązania wobec szkoły ze strony klienta może nastąpić w przypadkach losowych, potwierdzonych zaświadczeniem wydanym przez uprawnioną instytucję. Za przypadki losowe uznaje się: chorobę powodującą długotrwałą absencję słuchacza, śmierć członka rodziny skutkujący ograniczeniem możliwości finansowych słuchacza, utratę pracy powodującą brak możliwości finansowania kształcenia, zmianę miejsca zamieszkania uniemożliwiającą uczestnictwo w zajęciach. W takim przypadku wielkość kwoty zwrotu ustalana jest proporcjonalnie do czasu uczestnictwa słuchacza w zajęciach, przyjmując jako termin wyjściowy do ustalenia kwot zwrotu – datę pisemnego powiadomienia szkoły we wskazanej sprawie.
Jeśli ustalony przez szkołę plan zajęć w danym roku szkolnym nie koliduje z zapisem dokonanym przez klienta w arkuszu zgłoszeniowym na kurs / lekcje indywidualne, co do możliwości wyznaczenia zajęć, wówczas w przypadku rezygnacji z kształcenia ze strony klienta, wniesiona opłata za kurs nie podlega zwrotowi.
Za kształcenie w ramach lekcji indywidualnych słuchacz zobowiązany jest do uiszczenia stosownej opłaty według przelicznika godzinowego i wybranego wariantu płatności:
11.1 Za miesiąc z góry, zgodnie z obowiązującym cennikiem w danym roku szkolnym.
11.2 Poprzez wykupienie pakietu ilościowego zajęć indywidualnych, zgodnie z ustalonym indywidualnie terminem i sposobem płatności.
W przypadku, jeśli słuchacz korzystający z lekcji indywidualnych nie powiadomi szkoły o braku możliwości uczestnictwa w wyznaczonych zajęciach na 12 godzin przed ustalonym terminem, konkretna lekcja nie podlega odpracowaniu. Zwrotowi nie podlega w takim przypadku wniesiona opłata za daną lekcję. Jeśli słuchacz powiadomi szkołę ze wskazanym w niniejszym punkcie wyprzedzeniem, następuje ustalenie odpracowania zajęć w innym terminie, dogodnym dla słuchacza i szkoły lub przesunięcie jej realizacji na kolejny okres rozliczeniowy.
Cena za kursy grupowe lub lekcje indywidualne nie obejmuje wymaganych podręczników i materiałów piśmienniczych.
Za materiały wykorzystywane dodatkowo przez szkołę poza przyjęte programowo podręczniki, słuchacze nie ponoszą opłat.
Słuchacz może otrzymać rachunek za kurs językowy zgodnie z obowiązującymi przepisami finansowymi.
W przypadku, jeśli grupa 7 osobowa ulegnie zmniejszeniu poniżej zakładanego minimum, od nowego semestru cena kursu może wzrosnąć do poziomu opłaty jak dla grupy 4 – 6 osobowej, o czym szkoła zobowiązana jest poinformować zainteresowanych słuchaczy. W przypadku zmniejszenia się liczebności grupy szkoła zastrzega sobie możliwość zlikwidowania grupy lub po konsultacji i uzyskaniu akceptacji klientów zainteresowanych dalszym kształceniem może nastąpić ustalenie indywidualnej stawki rentownej dla szkoły i kontynuowanie kształcenia. Likwidacja grupy nie wynikająca z winy szkoły nie stanowi podstawy do zwrotu wniesionej opłaty przez słuchaczy za I semestr. W sytuacji nie zaakceptowania przez klienta zmian finansowych wynikających ze zmniejszenia liczebności grupy, klient może odstąpić od podjętego zobowiązania bez ponoszenia dalszych konsekwencji finansowych. Analogiczne zasady odnoszą się do zmniejszenia grupy 4 osobowej.
W trakcie roku szkolnego opłaty finansowe należy regulować w siedzibie szkoły, w Pruszczu Gdańskim ul. Wojska Polskiego 18 lub przelewem na rachunek szkoły. W okresie zapisów opłaty mogą być regulowane również w filiach szkoły. Po okresie zapisów / naboru opłaty nie są przyjmowane w filiach szkoły.
W przypadku zróżnicowanej opłaty kursowej, 10% upust cenowy dla drugiej i kolejnych osób z jednej rodziny udzielany jest od ceny tańszego kursu.
Przejście na system pracy online zarówno w przypadku zajęć grupowych, jak i indywidualnych nie stanowi podstawy dokonywania zwrotów finansowych z tytułu wniesionych opłat pod warunkiem spełnienia przez szkołę kryteriów wskazanych w części IV Regulaminu, w szczególności pkt 2.

III TESTY SPRAWDZAJĄCE, ZAŚWIADCZENIA, ŚWIADECTWA UKOŃCZENIA KURSU

Testy sprawdzające w trakcie rocznego toku nauczania przeprowadzane są przez lektorów w zależności od potrzeb programowych, standardowo jako testy bieżące, okresowe, śródsemestralne zgodnie z wytycznymi i pod nadzorem Dyrektora Dydaktycznego.
Słuchacze, którzy byli nieobecni na testach lub ich nie zaliczyli zobowiązani są do ich napisania lub poprawienia zgodnie z zasadami wskazanymi przez lektora prowadzącego zajęcia.
Testy sprawdzające i poprawkowe są bezpłatne.
Podstawą do wydania słuchaczowi świadectwa, uprawniającego w kolejnym roku szkolnym do kontynuowania kształcenia na wyższym poziomie zaawansowania jest zaliczenie wymaganych testów sprawdzających, przeprowadzonych w trakcie rocznego cyklu nauczania, zaliczenie wymaganych prac pisemnych, projektów zleconych do wykonania przez lektora w ramach przyjętego programu nauczania, minimum 60% frekwencja na zajęciach oraz terminowe wywiązanie się z wymaganych płatności. W sytuacjach losowych uniemożliwiających realizację zakładanych form testowych na podstawie decyzji Dyrektora Dydaktycznego szkoła może przyjąć inne rozwiązania w zakresie zasad dotyczących zaliczania wymaganego materiału objętego programem nauczania i zasad uzyskiwania świadectw przez słuchaczy.
W przypadku, jeśli słuchacz nie zaliczył testów i nie zamierza ich poprawiać, po zakończeniu kursu, na wniosek słuchacza, szkoła może wystawić zaświadczenie o uczęszczaniu na dany kurs językowy. Zaświadczenie nie uprawnia do kontynuowania kształcenia na wyższym poziomie zaawansowania językowego w kolejnym roku szkolnym.
Jeśli słuchacz nie zaliczył któregoś z testów sprawdzających z I semestru może poprawiać testy w trakcie trwania II semestru, według ustalonych kryteriów i terminarza przez szkołę. W przypadku, jeśli słuchacz nie zaliczył testów z II semestru może poprawiać testy w trakcie bieżącego semestru lub sesji poprawkowej. Terminy trwania sesji poprawkowych ustala szkoła. Powyższe zasady odnoszą się także do nie zaliczonych prac pisemnych oraz projektów zleconych do wykonania przez lektorów.
W przypadku, jeśli słuchacz nie zaliczył wymaganych testów w trakcie bieżącego roku szkolnego lub ma inne zaległości uniemożliwiające uzyskanie świadectwa i nie zaliczył wymaganego materiału także w trakcie sesji poprawkowej, a chce kontynuować kształcenie na wyższym poziomie zaawansowania musi przejść w okresie naboru na nowy rok szkolny ponownie procedurę kwalifikacyjną. O zakwalifikowaniu słuchacza na określony poziom decyduje wynik uzyskany z testu kwalifikacyjnego, rozumianego zgodnie z zapisem zawartym w części I, pkt. 3 niniejszego regulaminu.
Ceny kursów grupowych oraz lekcji indywidualnych obejmują poprawki testów sprawdzających.

IV ORGANIZACJA ZAJĘĆ I PRACY SZKOŁY

Szkoła zobowiązana jest do przeprowadzenia zajęć z należytą starannością metodyczną, programową i organizacyjną. Nadzór i odpowiedzialność we wskazanym względzie ze strony szkoły leży w gestii Dyrektora Dydaktycznego i Dyrektora Zarządzającego, a w zakresie bieżącym na lektorze prowadzącym zajęcia.
Zajęcia językowe prowadzone mogą być w formie pracy:
2.1. Bezpośredniej, w przygotowanych do tego celu salach lekcyjnych,
2.2. Online w oparciu o platformy e-learningowe w przypadkach:
2.2.1. Zainteresowania klienta taką formą pracy.
2.2.2. Uniemożliwiających realizację zajęć w salach lekcyjnych. Należy przez to rozumieć sytuację losową związaną np. z niemożnością realizowania zajęć z przyczyn technicznych lub niebezpiecznych ze względu na negatywne uwarunkowania zdrowotne dla pracowników szkoły i klientów np. pandemię. Zaznaczyć należy, że w systemie pracy online realizowane muszą być funkcje sprawdzające, słuchacze muszą być testowani w zakresie wszystkich sprawności językowych jak: gramatyka, słownictwo, mówienie, czytanie, rozumienie ze słuchu, pisanie. Zajęcia odbywają się godzinach rzeczywistych, zgodnie z przyjętym planem zajęć. Dotyczy to zarówno grupowych, jak i indywidualnych form kursowych.
Uczestnictwo słuchaczy w systemie pracy online należy rozumieć jako udostępnienie przez słuchacza głosu i wizerunku indywidualnego oraz wspólnego/zbiorowego na potrzeby związane wyłącznie z prowadzeniem procesu dydaktycznego i sprawowania nadzoru nad efektywnym funkcjonowaniem słuchaczy podczas zajęć w celu zapewnienia realizacji zakładanego programu nauczania, w tym rozwoju poszczególnych sprawności językowych. W przypadku zajęć indywidualnych dla danej osoby oraz indywidualnego jak i wizerunku wspólnego/zbiorowego dla zajęć grupowych. Nadzór bieżący w tym względzie sprawowany jest przez lektora prowadzącego zajęcia językowe. Jest to warunek niezbędny zapewniający bezkolizyjną realizację zajęć przez szkołę na najwyższym poziomie nauczania wskazany w pkt 1.
3.1. Wprowadzenie rozwiązania wskazanego w pkt2, p.pkt 2.2 nie wymaga dodatkowej zgody klienta, co związane jest z akceptacją „Regulaminu świadczenia usług edukacyjnych dla klientów indywidualnych podejmujących kształcenie na kursach grupowych i lekcjach indywidualnych w Szkole Języków Obcych YES Your English School.
3.2. W sytuacjach nie stosowania się do wymogów związanych z uczestniczeniem w zajęciach online wskazanych w pkt 3. niemożliwe będzie zapewnienie realizowania w pełnym zakresie usługi, co w konsekwencji będzie miało przeniesienie na jakość jej świadczenia. W tym względzie odmowa udzielenia głosu i wizerunku przez słuchacza będzie traktowana jako utrudnienie świadczenia usługi zarówno konkretnemu słuchaczowi, jak i pozostałym słuchaczom przypisanym do danej grupy językowej. Zostanie to podciągnięte jako niewłaściwe funkcjonowanie w ujęciu dyscyplinarnym, a w sytuacjach powtarzających się może prowadzić do relegowania z kursu.
Zajęcia grupowe realizowane są standardowo w następujących cyklach czasowych, zgodnie z obowiązującym w danym roku szkolnym cennikiem dla poszczególnych wielkości grup:
4.1. W segmencie wiekowym 4 – 6 lat 2 x 45 minut w tygodniu w grupach 5 – 8 osobowych.
4.2. W segmencie wiekowym 7 – 10/11 lat 2 x 50 minut w tygodniu w grupach 4 – 6 osobowych i 7 -10 osobowych.
4.3. Od 11 lat do poziomu pre -intermediate 2 x 60 minut w tygodniu w grupach 4 – 6 osobowych i 7 -10 osobowych.
4.4. Od poziomu intermediate oraz poziomy niecertyfikatowe 2 x 70 minut w tygodniu w grupach 4 – 6 osobowych i 7 -10 osobowych. 5.5 Kursy przygotowujące do egzaminów certyfikatowych 2 x 80 minut w tygodniu w grupach 4 – 6 osobowych i 7 -10 osobowych.
Zajęcia indywidualne realizowane są:
5.1. Osoby w wieku 7 – 10 lat – w jednorazowych cyklach 45, 50, 60 minutowych.
5.2. Osoby od 11 lat – w jednorazowych cyklach: 60 minut, 90 minut, 120 minut (z przerwą 5 minut) w zależności od potrzeb i indywidualnych możliwości klienta.
Zajęcia dla kursów grupowych odbywają się według ustalonego przez szkołę planu zajęć dla bieżącego roku szkolnego.
Zajęcia indywidualne odbywają się zgodnie ze stałym terminarzem ustalonym przez klienta i uprawnionego przedstawiciela szkoły.
Słuchacze zobowiązani są do punktualnego stawiennictwa na zajęciach i aktywnego w nich uczestnictwa, zgodnie z zaleceniami lektora prowadzącego zajęcia.
W trakcie trwania zajęć telefony komórkowe lub inne urządzenia mogące przeszkadzać słuchaczom lub lektorowi w prowadzeniu zajęć muszą być wyłączone. Niedostosowanie się do omawianych wymogów może skutkować konsekwencjami dyscyplinarnymi, z relegowaniem słuchacza z zajęć włącznie.
Słuchacze uczestniczący w zajęciach powinni być wyposażeni w wymagane podręczniki oraz materiały piśmiennicze umożliwiające im aktywne i bezkolizyjne uczestnictwo w zajęciach.
Szkoła nie jest zobowiązana do zapewniania materiałów podręcznikowych i piśmienniczych niezbędnych słuchaczowi do uczestnictwa w zajęciach oraz testach sprawdzających, za wyjątkiem arkuszy testowych.
Absencje na zajęciach nie podlegają usprawiedliwianiu w zakresie statystyki frekwencji, braku zadań domowych oraz w odniesieniu do uczestnictwa w testach sprawdzających. W przypadku absencji słuchacze zobowiązani są do zaliczenia wymaganych form testowych i sprawdzających wskazanych przez lektora prowadzącego zajęcia, zgodnie z zasadami przyjętymi przez szkołę.
W przypadku absencji słuchacza na zajęciach, które nie wynikają z winy szkoły, zajęcia nie podlegają odpracowaniu przez szkołę. W takim przypadku szkoła nie dokonuje również zwrotów finansowych związanych z nieobecnościami słuchaczy na zajęciach.
Przed zakończeniem każdego semestru słuchacz / rodzice / opiekun prawny wskazany w arkuszu zgłoszeniowym na kurs otrzymuje w terminie ustalonym przez szkołę „Raport – ocena pracy słuchacza”.
W przypadku, jeśli słuchacz zrezygnował z dalszego kształcenia w trakcie trwania danego semestru nie otrzymuje „Raportu – ocena pracy słuchacza”. Raporty cząstkowe nie są przygotowywane przez szkołę.
Lektorzy prowadzący zajęcia podlegają w zakresie metodycznym Dyrektorowi Dydaktycznemu, natomiast w zakresie organizacyjnym Dyrektorowi Zarządzającemu.
W gestii Dyrektora Dydaktycznego lub uprawnionej przez niego osoby leży przeprowadzanie hospitacji prowadzonych zajęć pod kątem sprawdzania ich poprawności, zarówno w ujęciu programowym jak i metodycznym, według obowiązującego standardu oceny pracy lektorów.
Słuchacze mogą zgłaszać ewentualne uwagi dotyczące prowadzenia zajęć w sekretariacie szkoły lub bezpośrednio Dyrektorowi Dydaktycznemu lub Dyrektorowi Zarządzającemu.
Wszelkie kwestie administracyjne słuchacze mogą załatwiać w sekretariacie szkoły, w godzinach jego funkcjonowania.
W przypadku, jeśli nie zbierze się grupa kursowa, ze względu na wymagane minimum uczestników, szkoła nie bierze odpowiedzialności za powstałą sytuację. W takiej sytuacji szkoła dokonuje zwrotu wniesionych środków finansowych przez słuchaczy z tytułu: opłaty testowej, opłaty wstępnej, opłaty za kurs.
Niniejszy regulamin jest dokumentem obowiązującym we wszystkich placówkach Szkoły Języków Obcych YES Your English School.

V ADMINISTROWANIE DANYMI OSOBOWYMI

Sposób zarządzania danymi osobowymi w Szkole Języków Obcych YES Your English School reguluje dokument „RODO, Ustawa o ochronie danych osobowych z 10.05.2018 r. Dz. U. 2018 poz. 1000”.